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Otimizações em processos organizacionais: Como realizar esta tarefa?

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Hoje em dia, tanto o empresário, empreendedor ou mesmo gestor de uma firma não pode ignorar a importância da otimização de processos. Contudo, são poucos os que sabem como realmente colocar isso em prática e quais suas implicações reais.

De fato, vivemos uma das épocas de maior concorrência que já se viu no universo corporativo. De tal modo que a cada dia surgem novidades e empresas prestando os mesmos serviços, ou vendendo os mesmos produtos de sempre.

Uma prova disso está na esfera digital. Basta pesquisarmos nos buscadores por algo como caneca personalizada de alumínio que virão milhares de resultados em poucos segundos, alguns deles com a localização da empresa mais próxima de nós.

Nesse cenário, surge o papel da otimização em processos organizacionais, mas não como um elemento secundário na rotina da empresa, mas sim, como um fator enraizado na própria cultura corporativa do negócio.

Realmente, um dos maiores problemas de algumas firmas que tentam implementar mudanças nesse sentido e acabam não conseguindo é justamente a questão da generalização, que é o erro de aplicar conceitos vagos a firmas concretas.

Por outro lado, quando uma fábrica de camiseta uniforme empresa entende seu próprio nicho de mercado, bem como as especificidades diárias da sua própria estrutura, então o cenário fica mais claro e bem mais receptivo às devidas otimizações.

Traremos um passo a passo sobre como realizar a tarefa de implementar otimização em processos organizacionais de maneira efetiva e eficiente, colhendo os resultados que isso pode trazer.

Também por esse motivo, além das boas práticas, vamos salientar como a mudança se dá de modo mais assertivo, quais são os impactos no curto, médio e longo prazo, além de quais vantagens e benefícios que se pode esperar com todo esse esforço.

O mais interessante é que, atualmente, esses princípios de otimização e de cultura evoluíram tanto que já podem ajudar empresas de qualquer segmento, seja uma loja que vende balão personalizado com nome ou uma indústria química.

Então, se você quer entender de uma vez por todas como utilizar essas melhorias, tornando seu negócio muito mais eficiente e muito mais sustentável com o passar do tempo, basta seguir adiante na leitura deste artigo.

Processos organizacionais: do que se tratam?

Antes de tudo, é preciso esclarecer muito bem do que se tratam os processos organizacionais, para que não haja dúvidas sobre quais serão os pontos mais impactados por uma gestão que realmente queira otimizá-los.

Em termos mais técnicos, esses processos organizacionais ou corporativos nada mais são do que o modus operandi de cada setor da empresa. Isto é, o modo de operar que cada funcionário toma dentro de determinada equipe.

Naturalmente, é preciso identificar que quem vai determinar isso são os líderes, de maneira que a hierarquia será a grande responsável por determinar os processos corporativos de uma empresa, seja ela de que segmento ou modelo for.

Por exemplo, um buffet infantil a domicílio se divide em vários tipos de processos, sendo alguns internos e estratégicos, voltados para a fundação e o crescimento da marca. Outros são externos, como quem será o gerente de uma festa em andamento.

Basicamente, isso poderia envolver os seguintes processos e operações:

  • Estudo de mercado constante;
  • Promoções de marketing e publicidade;
  • Análises e métricas internas;
  • Compras e suporte similares;
  • Logística e deslocamento;
  • Atendimento e suporte aos clientes;
  • RH e gestão de talentos;
  • Toda parte financeira e fiscal.

Enfim, cada ação que precisa ser executada pode ser vista como um processo organizacional. Inclusive, é justamente isso que abrirá o horizonte das melhorias e da otimização tal como estamos explorando neste artigo.

Lembrando que, ao falar sobre hierarquia empresarial, como fizemos acima, não imagine que isso quer dizer algo impositivo de cima para baixo. Atualmente, já existem modelos horizontais de cultura corporativa, que dão aos colaboradores um protagonismo maior.

Como fazer um mapa da situação?

Tudo no universo corporativo começa com um bom planejamento, e aqui não é diferente. Só que em vez de fazer um plano de negócios, o esforço é o de mapear a atual situação dos processos organizacionais da sua empresa.

Como vimos acima, toda ação pode (e deve) ser vista como um processo empresarial. Portanto, mesmo que você não tenha uma cultura voltada para a definição e melhoria deles, certamente eles já existem, ou a empresa não estaria aberta.

Se a empresa faz serviço de entrega motoboy, por exemplo, ela pode começar desenhando cada um dos setores envolvidos na sua rotina de operações.

Aqui também já fica claro como isso é algo intransferível, ou seja, que cada um precisa fazer com base na sua própria realidade, sem generalizações.

Assim, se a empresa de entrega tem motocicletas próprias ou se ela aluga esses veículos, é algo que já muda tudo em termos de mapeamento dos processos. Sem isso, é impossível falar em otimização de processos.

1 - Os efeitos da comunicação interna

Depois de mapear todos os setores que passarão por renovações e releituras com vistas à otimização dos processos organizacionais de cada um deles, o próximo passo fundamental é investir em comunicação.

De fato, uma boa liderança jamais vai sair impondo mudanças a torto e a direito de maneira insensível, já que esse tipo de coisa pode gerar transtorno de vários tipos.

É preciso ter a sensibilidade suficiente para liderar, o que começa com os donos e sócios, descendo para os diretores, tutores, gestores, gerentes e líderes em geral.

Se a empresa vende brindes corporativos, é necessário fazer com que cada vendedor ou representante comercial chegue ao ponto de saber que os processos e operações vão passar por mudanças, quais são elas e quais os motivos.

É justamente aí que entra o poder da comunicação interna, que passa por reuniões coletivas, mas também por bate-papo pontual e individual. Tudo como modo de aparar arestas e ajudar todo mundo a crescer junto, a empresa e os colaboradores.

Uma dica de ouro aqui é implementar princípios de endomarketing, pois assim você vai conseguir engajar verdadeiramente seus funcionários, já que no fundo eles são a matéria-prima de qualquer otimização de processo que queira fazer a diferença.

2 - Sobre a integração de setores

É verdade que comunicação e engajamento reais podem levar bastante longe, mas há muitos outros passos que podem tornar a otimização dos processos organizacionais algo ainda mais enraizado na cultura da sua empresa.

Uma delas é a integração de setores, que nada mais é do que um avanço em relação às reuniões e ao endomarketing sugerido no ponto anterior. É como se este ponto aqui fosse a evolução natural ou o estágio de maturidade do outro.

A melhor empresa do mundo é aquela que se enxerga como um organismo vivo, cujos órgãos ou células são partes que precisam funcionar bem para que todo o corpo esteja saudável.

Pode ser uma loja ou uma fábrica de totem de sinalização, a sinergia e a harmonia entre os setores vão fazer toda a diferença. Um modo bastante rico de implementar isso é encontrando o ponto comum entre eles, como entre logística e almoxarifado.

Também assim, imagine se as equipes de produção ajudarem o RH a fazer o recrutamento, de modo que a empresa economize tempo, passando a investir apenas nos candidatos que realmente tiverem perfil para o trabalho.

Outro exemplo clássico é o da relação entre marketing e comercial. De fato, integrar os dois é algo que pode otimizar tempo e gastos, já que a captação de leads se torna muito mais assertiva, aumentando a conversão em vendas e até a fidelização do cliente.

3 - Não deixe de aproveitar a tecnologia

Vivemos a era da Conexão 5G, da Computação na Nuvem, da Transformação Digital e de várias outras tecnologias que simplesmente revolucionaram nosso dia a dia, seja o pessoal ou o profissional.

Em termos empresariais, isso não pode passar batido de modo nenhum, seja para implementar ou repaginar as tecnologias já inseridas ali. Uma dica bacana para isso é dividir a estratégia entre hardware e software.

Ou seja, entre dispositivos físicos em geral, e a parte lógica de softwares, programas, sistemas e até aplicativos que rodam nesses equipamentos e maquinários.

Desse modo, uma catraca com biometria tem seu aspecto tangível que são os elementos externos, mas também os programas que permitem o funcionamento e a interação das pessoas com esse dispositivo.

Por isso mesmo, não adianta investir em bons computadores caso eles não tenham programas adequados para agilizar a rotina de produção. O exemplo máximo são os ERPs (Enterprise Resource Planning), que fazem o Sistema de Gestão Integrado.

Conclusão

Realizar a tarefa estratégica de otimização dos processos organizacionais de uma empresa pode ser algo bastante complexo e exigente.

Afinal, é preciso levar em conta todos os setores da corporação, além das equipes de trabalho e da liderança de cada um deles, de modo a lançar mão de reformas que incluam aspectos materiais e também humanos e psicológicos.

Por isso, com os conceitos e conselhos práticos explorados aqui, fica ainda mais fácil você entender do que exatamente se trata, dar seus primeiros passos e chegar a um resultado realmente satisfatório e promissor para o seu negócio.


Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.