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Como a Estrutura Analítica do Projeto pode ajudar a melhorar o fluxo da empresa

As metodologias ágeis no mercado de trabalho estão bombando, principalmente porque são metodologias que realmente ajudam nas entregas de projetos e na própria organização empresarial das equipes. Como têm se tornado muito úteis para diversas empresas, novas formas de estruturas estão chegando ao mercado, como é também o caso da Estrutura Analítica do Projeto (também chamada de EAP). Basicamente, a EAP vem do inglês Work Breakdown Structure (WBS), em que há uma subdivisão hierárquica do trabalho em partes menores, isto é, tornando mais simples o gerenciamento. Desta maneira, é uma nova forma de organizar e estabelecer as entregas de um projeto, com mais agilidade e praticidade.

Dentre os principais benefícios da EAP, estão a garantia de visibilidade das entregas mais importantes, agilizando o tempo e diminuindo o custo dos projetos – e essa metodologia está descrita no Guia PMBOK (Project Management Body of Knowledge), que é uma das maiores referências mundiais em gestão de projetos. Pode parecer um pouco assustador de início, porém, com a prática, o negócio se ajusta perfeitamente a este novo modelo de organização, favorecendo tanto o gerente de projetos, quanto a equipe envolvida, além de clientes, fornecedores e stakeholders no geral.

Como aplicar a EAP nos seus projetos

Para que você tenha uma noção, as medidas descritas no Guia PMBOK são sempre voltadas para as melhores práticas do mercado e, por isso, cabe ao gerente de projetos da sua empresa determinar qual é a melhor maneira de implementar a estrutura analítica do projeto juntamente à equipe. A EAP é muito útil, principalmente no planejamento, mas também ajuda no monitoramento posterior ao lançamento do projeto. Você pode implementar a EAP das seguintes maneiras:

• por fases (considerando as fases do ciclo do projeto);
• por entregas (considerando os produtos do projeto);
• por subprojeto (considerando os “pequenos projetos” que compõem o projeto maior);
• por modelo híbrido (alternando entre fases, entregas e/ou subprojetos, considerando as especificidades do projeto).

Estude qual seria a melhor maneira, de acordo com a sua equipe e com as características dos próprios projetos, e também leve em consideração a regra de 100% e a regra de 8-80.

Em termos gerais, a regra de 100% determina que não pode existir nenhum outro trabalho que saia do escopo do projeto – nem a mais nem a menos. Já a regra de 8-80 determina que um pacote de trabalho deve ter, ao menos, oito e, no máximo, 80 horas de duração. O limite de horas ajuda a evitar excesso de trabalho e sobrecarga, além de ajudar na própria execução do projeto ao evitar o detalhamento excessivo de trabalho.

E não se esqueça: além de fluxos de trabalho muito bem definidos, é necessário que a empresa esteja em dia com os seus componentes legais, e por isso é muito importante fazer uma pesquisa do CNPJ, para garantir que a situação financeira esteja de acordo – isso também evita surpresas no orçamento dos projetos.