Nenhum empresário pode ignorar a importância de se manter em dia com as várias novidades do mercado, não é mesmo? Algumas delas são legislativas, outras comerciais e muitas tecnológicas, que exigem implementações ágeis.
Afinal, com uma concorrência cada vez mais fortalecida e o surgimento de novas marcas trazendo as mesmas soluções, quem perder tempo certamente vai acabar ficando para trás e perdendo seu espaço.
Além disso, também precisamos considerar a clientela, composta de gerações cada vez mais jovens e, por isso mesmo, ainda mais conectadas. Com isso, a informação corre rapidamente e os consumidores se tornam mais exigentes.
É só você pensar, por exemplo, nos aplicativos que facilitam a contratação de serviços como uma sala comercial por hora.
Até poucos anos atrás, o Brasil só fazia locação de salas comerciais com contrato para no mínimo doze meses, segurando o cliente por um ano.
Às vezes o contrato era de vinte e quatro meses. Hoje, os espaços de coworkings e áreas compartilhadas têm se espalhado por todo lado, quase sempre ligados a aplicativos de celular que dão acesso a tudo isso na palma da mão.
Aí é que entram os conceitos de onboarding tradicional e digital. A distinção entre ambos pode parecer um pouco óbvia, pelo título da proposta, mas os desencadeamentos mais práticos dessa questão merecem uma análise mais ampla, como faremos abaixo.
Lembrando que o próprio termo onboarding hoje costuma ser utilizado em vários contextos. O mais comum deles diz respeito à fase de ingresso de um funcionário aprovado pelo RH, que acaba de entrar “a bordo”. Ou seja, de ser contratado, e precisa se adaptar.
Porém, também existem aplicações mais universais do termo onboarding, que dizem respeito a todo tipo de implementação que uma empresa faça, especialmente no tocante ao ingresso de novos clientes, processo que também pode ser racionalizado, concorda?
Essa estratégia sempre foi comum em bancos, na hora de abrir uma conta corrente ou poupança. Mas hoje ela tem se disseminado por todos os segmentos e nichos de mercado, e já faz parte tanto de empresas de entregas quanto de indústrias e afins.
Lembrando que a diferença entre tradicional e digital não diz respeito aos tipos de onboarding. Na prática, qualquer um deles (seja para integrar funcionários ou clientes) pode seguir os moldes do digital ou do tradicional.
Por isso, decidimos escrever este artigo, traçando as diferenças essenciais desses conceitos. Junto, trazemos dicas de como colocá-los em prática da maneira mais assertiva possível.
Então, se você quer entender como esse universo funciona e como isso pode mudar seu negócio de patamar, basta seguir adiante na leitura.
Se tem algo que se popularizou nos últimos anos foi o conceito de cultura organizacional, ou cultura corporativa, que é um conjunto de princípios e valores que dá um norte para qualquer organização, especialmente as empresas.
No mundo corporativo esses pilares costumam ser conhecidos como “Missão, Visão e Valores”. Embora, na prática, a cultura organizacional acabe indo um pouco mais fundo do que essa visão publicitária da coisa.
Em situações onde o produto ou o serviço tem uma ligação ética com as pessoas, como no caso da medicina, ou até de uma escola particular infantil, que precisa ser norteada por princípios pedagógicos e morais, tudo isso fica muito claro.
Contudo, é preciso entender que toda organização precisa de uma cultura ou filosofia de trabalho. Isso se torna muito mais claro quando vamos falar em onboarding de novos colaboradores, que podem ter vindo de empresas bem diferentes.
Afinal, o novo funcionário está vindo de um lugar desorganizado, com péssimo ambiente de trabalho e gestores desalinhados, ou está vindo de uma empresa exemplar, que promovia o que há de melhor em termos de missão de trabalho e sinergia entre pessoas?
Todo gestor e todo diretor de empresa precisa pensar nisso. Especialmente quando o que se quer é criar não apenas um ambiente agradável e produtivo, mas capaz de se perpetuar, com foco também no médio e no longo prazo.
Inclusive, engana-se quem pensa que isso só tem a ver com questões emocionais e sentimentais dos funcionários. Imagine uma equipe de instalação fechadura elétrica, por exemplo, e já basta para compreender os impactos de um onboarding positivo.
Ou seja, a questão vai além de como os colaboradores se sentem, podendo impactar diretamente na produtividade. Assim, o onboarding também tem a ver com números, e até lucratividade, daí outra razão de sua importância.
O modelo tradicional de onboarding pode ser entendido, nesse contexto de integração de novos talentos numa equipe, como sendo o formato padrão em que o funcionário é entrevistado presencialmente, para uma vaga de trabalho também presencial.
Num primeiro momento, pode parecer que basta fazer uma videochamada, e pronto, a internet já cumpriu seu papel, bem como o RH da empresa já fez sua parte. Mas a questão é muito mais delicada e profunda do que isso.
Por isso, começamos falando sobre cultura organizacional. Afinal, uma empresa é como um organismo mais complexo, cujos funcionários atuam como se fossem células ou órgãos vitais desse corpo, podendo fazer isso de modo negativo ou positivo.
Mesmo uma gráfica que seja líder de mercado, capaz de produzir flyer digital aos milhares ou milhões, precisa de todo um “capital humano” para funcionar, e não apenas de maquinário, tecnologia e inovações na área.
Agora, imagine se de repente seus funcionários já não são contratados no formato tradicional, mas no digital, como pode acontecer em momentos de crise sanitária, nos quais as pessoas são impedidas de trabalhar presencialmente.
Surge todo um processo diferente, que demanda uma postura igualmente diferente. Nesses casos, nem se trata de falar da diferença entre ambas as modalidades, mas da urgência de se adaptar à esfera digital, não é mesmo?
Então, mudar o sistema de integração de talentos é algo que vai muito além de simplesmente utilizar recursos de videochamada. O primeiro grande desafio são os treinamentos específicos de cada área.
Muitas empresas atuais praticam o formato de fazer uma pré-seleção de funcionários (esse processo já vinha sendo digitalizado há bastante tempo), depois uma bateria de treinamentos e exames, para então fazer a famosa “finalíssima”, e só depois a contratação.
Claro, se o funcionário trabalha na linha de produção de uma máquina de adesivo lacre de segurança, ele sempre vai operar presencialmente (ou a máquina é que vai ser automatizada e dispensar a necessidade de funcionários).
Mas quando se trata de formação mais técnica, como uso de softwares e aplicativos, ou mesmo de vendas, é preciso um acompanhamento que pode ser digitalizado, desde que seja segundo uma cultura organizacional adaptativa. Aí é que está o segredo.
Uma ferramenta que ajuda incrivelmente quem vai implementar esse sistema é a do LMS, sigla em inglês para Sistema de Gerenciamento do Aprendizado.
Algo que antes era exclusivo para faculdades e cursos livres, mas hoje é indispensável para algumas empresas.
Como vimos no começo, outra frente de onboarding que existe hoje e está se disseminando é a de implementação de clientes e consumidores em geral.
Ao contrário do que se pode imaginar em um primeiro momento, essa estratégia vai muito além de simplesmente criar uma mala-direta, mailing ou lista de contatos para disparar newsletters e afins, com propósito comercial.
Hoje, um conceito que se dissemina muito é o de ciclo de vida do cliente. Assim, se a pessoa contratou um serviço como banner horizontal, ela pode percorrer várias etapas até o fim da negociação, tais como:
Ou seja, o onboarding precisa cumprir um papel essencial de integrar os registros, como modo de reduzir o risco de erros e de perda de prazos e afins. Na prática, a fidelização do cliente depende inteiramente desse processo.
Também no caso dos clientes, a transição do tradicional para o digital remete a aplicações de tecnologias que criam uma ponte entre processos físicos e virtuais. Por exemplo, o famoso OCR (Reconhecimento Ótico de Caracteres).
O que ele faz é recolher fichas, catálogos e prontuários antigos de papel físico, e digitalizar para implementação em softwares de integração. Depois disso, outro programa que pode ajudar e muito é o de CRM (Gestão de Relacionamento com o Cliente).
Este tem como função racionalizar todo o funil de vendas, e permitir a criação de históricos de cada lead ou cliente, além de possibilitar uma divisão de trabalho mais eficiente.
Assim, o marketing já introduz um lead no banco do CRM, e lá na ponta um vendedor externo, que pode usar smartphone ou um notebook semi novo para acessar a internet, faz o onboarding do cliente, assim que ele confirmar sua compra.
Em todos esses casos, o que vemos é que qualquer cultura organizacional pode melhorar bastante seu processo e sua realidade, aplicando estratégias onboarding, seja para migrar para modelos digitais ou simplesmente melhorar o tradicional.
Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.