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Gerenciar tempo não é uma tarefa fácil. Muitas vezes temos coisas urgentes, que chegam de última hora e acabamos adiando o que está em andamento. Isso acaba transformando tudo em uma pilha de tarefas que não conseguimos administrar direito. Confira dicas de como melhorar a gestão do tempo e aumentar a produtividade:

Defina o que é importante o que é urgente

Muitas vezes não conseguimos definir o que precisa ser feito agora do que precisa ser feito de qualquer forma.  As atividades importantes são aquelas que contribuem para que você alcance seus objetivos. As urgentes, são aquelas que precisam ser feitas mesmo que você não veja como podem se encaixar em seus objetivos mais abrangentes.

Quem usava o truque era Dwight Eisenhower, presidente dos Estados Unidos entre 1953 e 1961, conhecido como um dos governantes mais produtivos do país. Considerado um mestre na administração do tempo, conseguia fazer tudo dentro do prazo, por isso o método é conhecido como Matriz Eisenhower.

Eficiência

O princípio do planejamento de tempo é organizar e executar, com base nas prioridades e metas. 

Priorizar: Decidir o que é mais importante e quais metas perseguir. 

Organizar: Agendar compromissos ou delegue essa tarefa para outros.
Desempenhar: Realize as atividades de acordo com um plano maior e mantenha a disciplina.

Princípio de Pareto

Nomeado em homenagem ao economista Vilfredo Pareto, o Princípio de Pareto diz que 80% dos retornos vêm de 20% dos nossos investimentos. No contexto de planejamento de tempo, precisamos identificar quais tarefas nos trazem maiores resultados e então priorizá-las. Assim, pode ser que você gaste menos energia com os 80% restantes, que podem ser detalhes sem tanta importância.

Agenda

Parece redundante, mas ter uma agenda é fundamental. Tem vezes que confiamos muito na nossa mente e ela pode deixar escapar algo importante. Portanto, anote seus compromissos, tarefas e até mesmo ideias, para garantir que serão lembradas posteriormente.

Delegar tarefas

Para um líder aumentar sua produtividade, é preciso que a equipe esteja em sintonia para que ele possa delegar as tarefas que tomam mais seu tempo. Por isso, treinar seus colaboradores é imprescindível para que estejam prontos para o futuro.

Técnicas de gerenciamento de tempo

Existem algumas técnicas famosas para aumentar a produtividade e gerenciar o tempo de forma eficaz:

Planeje seu dia: parece bem simples, mas quando você tem escrito o que precisa fazer no dia, você pode se organizar melhor para cumprir a checklist. Por isso, antes de começar qualquer tarefa, escreva na agenda ou até mesmo em um organizador de tarefas online o que precisa ser feito.

Lidando com imprevistos: apagar incêndios é inevitável em qualquer carreira. É preciso ter planejamento para lidar com esse tipo de situação. Uma dica é a matriz GUT, que serve para classificar o problema levando em conta a gravidade, urgência e tendência.

Técnica Pomodoro: cada pomodoro (tomate, em italiano), é dividido em quatro pomodoris. Cada um desse equivale a 30 minutos. Você cronometra e realiza uma atividade durante 25 minutos. Descansa cinco. E assim vai até completar duas horas. Como recompensa pelo seu próprio trabalho, você pode descansar mais 30 minutos, sendo assim mais produtivo com o uso do seu tempo.

Lembre-se: cuidar do seu tempo, é cuidar de você mesmo. Organize-se e tenha mais qualidade de vida.