Parte deste problema vem da não compreensão dos processos organizacionais e humanos pelos quais a informação se transforma em conhecimento.

Para isso, o primeiro passo é compreender as semelhanças e diferenças entre informação e conhecimento. Ao contrário da informação, o conhecimento se refere a crenças e compromissos. Ele está relacionado à ação e sempre tem “algum fim”.

Embora muitos associem informação e conhecimento como sendo sinônimos, existe uma diferença substancial entre eles. A informação auxilia na interpretação de pontos de vistas diferentes. Ela é um meio ou fonte necessária para extrair e trabalhar a construção do conhecimento. A informação acrescenta ou reestrutura um conhecimento adquirido. A informação é um fluxo de mensagens, enquanto o conhecimento é criado por esse mesmo fluxo, aliado aos compromissos e crenças do indivíduo que o detém.

Informação e conhecimento são característicos ao contexto e relacionais de acordo com a situação e formas de interação social entre as pessoas.

O comportamento dos indivíduos na busca da informação está diretamente ligado à sua utilidade, que é medida pela importância do assunto e também por sua aplicação à realidade vivida no contexto organizacional. Tal busca pela informação pode ser formal, por meio de educação e treinamentos profissionais ou informais, por meio da participação em um grupo ou sociedade.

As necessidades de informação, geralmente, estão ligadas às falhas de conhecimento e compreensão de algum assunto. Tais necessidades crescem e evoluem com o passar dos anos e surge em múltiplos níveis. A busca da informação é uma atividade pela qual a informação se torna útil e é um processo que varia de indivíduo para indivíduo, pois depende de experiências anteriores e conhecimento das fontes. Por fim, o uso da informação acontece quando o indivíduo percebe uma relação significativa entre o conteúdo de uma mensagem que recebe e algo que precisa resolver. Ela resulta em uma mudança no conhecimento do indivíduo, ou de sua capacidade de agir. É o processamento da informação para responder a uma questão, resolver um problema, tomar decisões ou entender o que está acontecendo. Transformar informação em conhecimento é fundamental para que as empresas alcancem vantagem competitiva.