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Coworking: Como implementar essa mudança em um negócio?

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Todo empresário ou gestor já deve saber que o universo corporativo tem evoluído cada vez mais, trazendo novidades a todo o momento, como o coworking.

Entretanto, poucos são os que sabem como implementar o modelo de coworking com eficiência.

Na prática, essa modalidade de trabalho tem crescido e se popularizado, já nem é questão de opinião, pois há pesquisas que o confirmam. 

Uma recente foi feita pelo próprio Censo Coworking Brasil, indicando mais de 25% de crescimento no último período.

Porém, o grande desafio é saber como conciliar isso no caso a caso. Por exemplo, uma fábrica de brindes corporativos sofisticados também pode se beneficiar? É claro que ela tem uma linha de produção que não pode ser levada para um escritório.

Contudo, toda empresa tem setores administrativos que no médio ou longo prazo podem permitir não apenas o coworking, como também o home office, que é outra tendência que também tem crescido muito, não raro relacionada com o coworking.

De fato, um modo de você saber se o coworking pode ajudar seu negócio é perguntando-se como os funcionários em questão atuariam frente ao trabalho doméstico. Você pode chegar a testar primeiro esse formato, só depois adotando o segundo.

Imagine um funcionário que lida com as atualizações de um e-commerce de Circuito de câmeras

Ele pode operar todas suas funções remotamente, em qualquer lugar que estiver, graças à internet e a plataformas de gestão de trabalho.

Neste caso, ele poderia operar via home office, o que também quer dizer que o coworking serviria muito bem aos seus propósitos. 

Lembrando que o coworking vai além, por agregar mais valor em termos de infraestrutura e colaboração em equipe.

Por isso decidimos escrever este artigo, trazendo aqui não apenas os primeiros passos para implementação do coworking em qualquer negócio, mas também os motivos por que ele vale a pena e as vantagens de curto, médio e longo prazo.

Afinal, vivemos uma das épocas de maior concorrência que o mercado já viu. 

Por isso mesmo, a empresa que não souber se diferenciar vai acabar ficando para trás, sendo que otimização de processos e redução de custos é um dos melhores caminhos para isso.

O mais bacana é que os coworkings vêm evoluindo, de modo que realmente já podem ajudar qualquer segmento, seja quem faz a fabricação, a venda ou a locação de microfone, por exemplo. Tudo é questão de saber implementar e tirar vantagens.

Portanto, se você quer entender como exatamente fazer isso em seu negócio, desfrutando do trabalho em área compartilhada como estratégia para redução de gastos e crescimento da sua equipe de trabalho, basta seguir adiante na leitura.

Quais as bonanças do coworking?

Já vimos que o coworking nada mais é do que uma área de trabalho compartilhado. 

Porém, é preciso dizer muito mais sobre ele, para que fique claro qual o motivo de essa modalidade de trabalho ter crescido tanto nos últimos anos.

Lembrando que essa disseminação se deu no mundo todo, embora a origem seja os EUA. 

Além do mais, essa área tem alguns traços marcantes, que vão além de algo como uma sala de treinamento funcional.

Sendo assim, não é qualquer ambiente que pode ser definido como uma área de trabalho compartilhado, mas sim aqueles que contam com infraestrutura como sinal de internet, opções de impressão e até caixa postal e recepcionistas terceirizadas.

Os benefícios que passam por esse modelo são:

  • Networking com outros profissionais;
  • Redução geral de custos e gastos;
  • Contar com amparo de serviços terceirizados;
  • Ter um endereço fiscal e comercial;
  • Desfrutar de boa localização e suporte;
  • Maior convívio no caso de home office.

Neste último caso, por exemplo, o que se verifica é que algumas empresas podem implementar um coworking misto, como modo de ao menos uma vez por semana todos os funcionários se encontram presencialmente.

Sendo assim, alguns negócios que não têm condições de pagar aluguéis altos já podem se constituir como empresa, graças às áreas de trabalho compartilhadas.

Isso é muito comum no caso de startups, que ainda estão testando seu modelo de negócio,  suas possibilidades e sua própria atuação no mercado, seja qual for o produto ou serviço prestado.

Use o home office como teste

Acima falamos sobre a utilização do trabalho em casa como um teste ou uma etapa que pode vir antes da implementação do coworking como regime de trabalho.

Na verdade, trabalhar em casa costuma ser o início de muitas empresas. Inclusive grandes cases de sucesso, que literalmente começaram “na garagem de casa”.

A ideia aqui é agregar alguns funcionários ao seu negócio para ganhar escala, como um empreendedor da área de reforma de fachada de loja, que pode contratar um time de vendedores internos.

Essa equipe pode começar a operar via home office. Depois, para aumentar a sinergia entre eles e estabelecer metas ainda mais agressivas de crescimento, você vira a chave e começa a fazer encontros em coworkings.

A relevância da localização

Ao falar em áreas de trabalho compartilhado fica claro que já precisamos começar a pensar na localização, uma vez que todo mundo terá de se locomover.

Portanto, já foi dado um passo além em relação ao trabalho domiciliar, por exemplo.

Por isso, o mais indicado é que você pesquise muito bem a localização antes de fechar com qualquer empresa de coworking.

Vale lembrar que colaboradores mais operacionais não precisam necessariamente comparecer, como um técnico da área de iluminação para festa profissional.

Contudo, os funcionários que atuam em uma parte mais administrativa, ou mesmo na estratégica, precisam com certeza. 

Portanto, uma dica é escolher uma localização boa com base neles, bem como levando em conta seu próprio deslocamento.

Sobre o famoso período de teste

Outra dica de ouro para implementar o coworking em seu próprio negócio é saber desfrutar do período de teste, o que começa antes mesmo de fechar o contrato de serviço.

Por exemplo, após encontrar um local ideal para você e todos os demais que vão participar, seria bacana fazer uma análise apurada para confirmar se vale mesmo a pena.

Sendo assim, antes de passar para os colaboradores, faça uma visita, analise as opções de estacionamento, mas também de condução pública mais próximas e daí em diante.

Sobre a infraestrutura falaremos abaixo, mas procure identificar se o suporte geral é bom, tanto em termos tecnológicos quanto de atendimento, recepção e afins.

Alguns permitem o ingresso de qualquer pessoa, outros pedem crachá de identificação de funcionário, o que pode mudar sensivelmente o fluxo de pessoas.

Por fim, há vários espaços atuais que oferecem pacotes com um período gratuito de teste, permitindo que não apenas você faça uma análise inicial, mas que toda a equipe frequente o local antes ainda de fechar o contrato de vez.

O que o coworking precisa ter?

Hoje, já existem opções que vão aderindo às tendências como espaço familiar, para o funcionário que quiser levar filho ou qualquer outra criança. E até pet friendly, que permite que a pessoa leve seu bichinho de estimação.

Além disso, há muitos coworkings descolados, com uma arquitetônica incrível e até com sala de jogos, área de descanso ou lazer, lanchonete, sorveteria e muito mais.

Entretanto, é preciso não deixar que isso atrapalhe em termos de implementação e busca de resultados. 

Por exemplo, um coworking novo pode ter um belo design, mas não quer dizer que será necessariamente cômodo para todos.

Para saber se o local é mesmo aconchegante, só fazendo o teste que mencionamos acima. 

Além disso, a infraestrutura e o suporte precisam ser eficientes, o que também só pode ser testado na prática.

Lembrando que tais demandas não podem ser generalizadas, nem são universais. 

Isso quer dizer que cada empresa vai acabar priorizando um aspecto, seja ele ligado à infraestrutura, ao suporte ou ao bem-estar dos colaboradores.

No fundo, a área de trabalho compartilhado é muito mais do que uma mesa de trabalho, uma boa internet e uma bancada com opções de impressão.

Saiba negociar valores e pacotes

Por fim, para arrematar a fase de implementação do coworking na rotina de seu negócio, não ignore a questão financeira, já que estamos falando de um gasto mensal.

Lembrando que o coworking deve vir para enxugar gastos, não aumentá-los. Se você faz apenas a representação de um sistema de alarme de incêndio e pode deslocar toda sua equipe para uma área compartilhada, isso vai otimizar e muito a rotina.

Para elevar isso a um nível ainda mais vantajoso, negocie um pacote que favoreça seu investimento, pedindo planos e valores que contribuam para seu orçamento.

Como dito, trata-se de um gasto mensal, então é fundamental que você não se empolgue muito e tome uma decisão baseada apenas no curto prazo.

Conclusão

Em suma, os coworkings estão se disseminando cada vez mais nas grandes cidades do país, trazendo para o dia a dia um modelo moderno e disruptivo de trabalho.

Suas vantagens são muitas, indo desde networking até otimização de processo. Já a implementação exige vários cuidados, como localização, infraestrutura e valores.

Com os conceitos e conselhos práticos que trouxemos aqui, fica ainda mais fácil você compreender o que realmente está em jogo e como fazer a melhor implementação.

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.