No correr da crise, muitas pessoas precisam se adaptar à nova rotina de trabalhar em casa. Se, por um lado, muitos já estão confortáveis com o trabalho remoto, há outros tantos que não fazem a menor ideia de por onde começar. Além disso, existe também uma crença de que não é possível manter a produtividade e o controle das entregas. Levando isso em consideração, preparamos algumas dicas para que esse período de reclusão seja proveitoso, produtivo e de qualidade.

1 – Organize seu espaço de trabalho

Esqueça a ideia de trabalhar de pijama jogado na cama. Parte de se manter produtivo trabalhando de casa é produzir, portanto arrume um espaço confortável, com a iluminação, ergonomia e disposição correta para realizar suas tarefas da mesma forma que faria no escritório.

2 – Priorize as tarefas

Nas rotinas cada vez mais corridas, é bem comum se perder numa lista de tarefas a serem executadas. Para que isto não aconteça, existe uma ferramenta bem simples e que é uma mão na roda para manter a sua rotina organizada: a Matriz de Eisenhower (vide quadro abaixo).

A matriz de Eisenhower é dividida em quatro quadrantes:

Aí basta listar em cada quadrante as suas tarefas. As que são Urgentes e Importantes devem receber atenção Imediata. Em seguida, as que são Urgentes, mas não são Importantes, que devem ser delegadas a outras pessoas. Por fim, organize seu tempo para planejar as etapas e execuções das tarefas que são Importantes mas não são Urgentes e finalize eliminando as tarefas que não são Importantes e nem Urgentes.

Tendo a lista das tarefas que realmente são suas para executar, siga para a proxima dica.

3 – Tenha um gerenciador de tarefas

Plataformas como o Trello, Asana, Todoist, Runrun it e afins servem como bons gerenciadores de tarefas individuais, mas, principalmente, para acompanhar o desenvolvimento de projetos que contam com ações de diversas pessoas de uma equipe. Para o caso de gerenciar tarefas individuais, você pode utilizar qualquer uma destas ferramentas, ou apenas a agenda do seu e-mail ou celular.

O grande diferencial entre um gerenciador de tarefas e a agenda é que com o gerenciador você consegue acompanhar o status do desenvolvimento de um projeto de forma automática. Então, na hora de cadastrar seus afazeres, inclua: nome do projeto, nome da tarefa, a maior quantidade de detalhes necessários (para você ou para quem vai executar a tarefa), e o prazo para conclusão.

4 – Trabalhe com técnicas de gerenciamento de tempo

Agora que você já sabe que algumas tarefas podem ser automatizadas para economia de tempo, é importante pensar como executar aquelas tarefas que não entram no processo de automação. Para isto, algumas técnicas podem ser utilizadas.

– Pomodoro: ideal para tarefas técnicas, a pomorodo funciona com 25 minutos de trabalho, 5 de descanso. Mas, para seu melhor proveito, é recomendado que a cada 3 pomodoros haja um descanso maior, de 15 minutos.

-Get things done (GTD): todo mundo sabe que uma grande tarefa leva mais tempo para ser concluída que uma pequena tarefa. Então, para que um grande projeto seja desenvolvido, ele precisa ter etapas bem definidas e divididas em microtarefas. Esse é o princípio da GTD. A priorização das microtarefas pode seguir duas linhas.

– Eat that donut: Essa é para quem fica olhando para uma tarefa sem saber por onde começar. Divida o que precisa ser feito em pequenas etapas como “pesquisar”, “criar planilha”, “escrever texto”, etc. Elenque uma ordem de dificuldade para cada uma destas etapas e comece pela mais simples. Vá eliminando as tarefas simples primeiro até chegar nas mais complexas.

– Eat that frog: ninguém quer engolir sapo. Mas esse formato é o contrário do anterior. Divida suas tarefas em etapas e comece pela mais difícil. Vá reduzindo a complexidade conforme for concluindo as que são mais desafiadoras.

5 – Tá na nuvem

Muitas empresas já substituiram seus complexos sistemas de rede por uso compartilhado de ferramentas de nuvem como o Google Drive, Sharepoint ou Dropbox. Além de serem mais fáceis de gereciar permissões, os sistemas de nuvem permitem agilidade na colaboração e mobilidade.

6 – Dashboards

Centralize as informações e dê visibilidade a quem precisa dos andamentos dos projetos. O Google Data Studio e o Power BI são integráveis com planilhas, datasources como o Google Analytics, redes sociais, ferramentas de automação e afins.

Um bom dashboard pode ser a solução para quem tem muita coisa para acompanhar e pouco tempo disponível para entrar no detalhe de cada projeto.