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Com a chegada do covid-19, o mundo sofreu alterações drásticas que resultaram no aumento do número de pessoas realizando home office para se adequar às necessidades de distanciamento sem afetar os fluxos de trabalho. Com isso, a gestão remota se mostrou fundamental para a manutenção das atividades e equipes.

 

Apesar da maior adesão nesse momento, o home office não é uma prática exclusiva do período da pandemia, tendo sido adotado há algum tempo. 

 

Entretanto, com o aumento do número de casos, e a gravidade do problema que a sociedade teve de lidar, muitas empresas se adequaram a esse cenário por meio do sistema remoto de trabalho apenas com a crise.

 

É importante citar que esse sistema proporciona muitos benefícios para as empresas e seus funcionários, visando conciliar importantes aspectos como:

 

• - Redução de custos para a empresa;
• - Melhora do rendimento dos funcionários;
• - Amplia a energia e a saúde mental;
• - Diminui o tempo gasto em transporte;
• - Maior contato com a família.

O que é o home office?

Primeiramente, é importante ter noção do que é o home office, sistema esse que foi amplamente adotado durante esses tempos de pandemia.

 

O termo “home office” é traduzido, no literal, como “trabalho em casa”. Assim como seu nome sugere, nada mais é que a prática laboral realizada na própria residência, a fim de cumprir as pendências e atividades como se estivesse alocado na empresa, de maneira remota.

 

Por mais que seja uma forma de trabalho que pode ser realizada em casa e que traz diferentes vantagens, se não houver uma boa gestão e acompanhamento, pode trazer impactos diretos à produção e desconforto aos funcionários.

 

Alguns exemplos de desvantagens são:

 

• - Pouca privacidade;
• - Carga de trabalho aumenta;
• - Não há troca de turnos;
• - Pode haver problemas com a conexão;
• - Pode acarretar em perda de motivação e proatividade;
• - Comunicação ineficaz entre membros da equipe.

Dificuldades em manter uma boa gestão

Falando com um enfoque maior na gestão, com o trabalho remoto os processos de acompanhamento e administração, se não forem devidamente otimizados, podem se tornar um pouco mais complicados para a liderança, pois a adaptação para esse modelo pode se mostrar difícil e demandar mais tempo para compreender as tarefas e cumprimento de prazos.

 

O papel da liderança à distância, bem como presencial, é extremamente fundamental para a empresa. 

 

Ainda mais se essa tiver a tecnologia ao seu lado, como suporte, ela conseguirá realizar a gestão remota com aptidão, conseguindo assegurar que o trabalho será realizado conforme combinado e necessário para o desenvolvimento.

 

Além disso, a liderança consegue manter a cultura organizacional viva, tal como consegue manter a proatividade de sua equipe, equilibrando o ecossistema de sua empresa.

 

Entretanto, com a distância, os líderes podem encontrar algumas dificuldades ao longo do caminho, até conseguir se adaptar cem por cento, enfrentando alguns problemas como, por exemplo, manter o CRM vendas (gestão de relacionamento com o cliente) ativo.

 

No entanto, é justamente por meio de plataformas de gerenciamento e contato, como o CRM, que a produtividade das equipes podem ser analisadas, identificando processos que apresentam mais dificuldades ou mesmo se é o momento de recuperar algum membro.

Impactos na comunicação e dificuldades do trabalho remoto

Um dos principais problemas relacionados ao trabalho remoto, é justamente a dificuldade de comunicação, visto que a distância pode comprometer a qualidade das informações e atuar como uma barreira para a compreensão.

 

Além disso, problemas domésticos ou com a internet podem impactar na compreensão completa das diretrizes.

 

Mais ainda, você poderá ter que lidar com pessoas que não têm o mínimo de contato com a tecnologia, demandando treinamentos para o uso das ferramentas, principalmente à distância.

 

Outro problema que pode se mostrar um empecilho é a dificuldade de adaptar tarefas e processos. 

 

Mas é possível ter uma comunicação mais assertiva quando realizada da forma certa. Continue lendo, ainda iremos falar como.

Impactos na produtividade 

Outro problema muito comum, é a queda de produtividade nos primeiros momentos de transição. 

 

Como já falamos anteriormente, quando estamos em casa estamos propícios a mais distrações e imprevistos, como a entrega de um produto, urgências ou tarefas de casa e até mesmo quedas de energia e internet.

 

Nesses casos, é fundamental que a empresa seja flexível e que tenha um controle bem de perto do que está sendo realizado. Uma alternativa é utilizar ferramentas que conseguem organizar as tarefas realizadas em um formato de uma pipeline de vendas.

 

Dessa forma, o gestor conseguirá acompanhar o dia a dia do colaborador, e ele terá uma visão mais assertiva do que precisa ser realizado. 

 

No caso de um vendedor, é possível que o gestor consiga ver quais foram as entradas ou até mesmo quantas ligações o vendedor fez no dia.

Como melhorar a sua gestão

Existem inúmeras maneiras de melhorar o gerenciamento de forma remota, mas vamos citar duas que são fundamentais.

Comunicação mais assertiva

A comunicação é a base de todo bom gerenciamento.

 

Mas para que a comunicação seja clara e assertiva, é importante que o gestor mostre-se presente no dia-a-dia de seus liderados. Não apenas nos momentos de cobranças e exigências, mas durante a rotina.

 

Por isso é recomendado que você se mostre sempre presente e sempre apto a auxiliar quando alguém estiver com problema.

 

Dessa forma, além de estar a par das atividades exercidas, o ruído de comunicação reduz, tendo mais aceitação por parte dos funcionários.

 

É importante dar um suporte específico aos funcionários e contar com diferentes meios para se manter presente e conciliar as diferentes demandas e necessidades das equipes, de modo a manter a produtividade da equipe em dia.

 

Investir em treinamentos e ferramentas de aproximação entre gestores e liderados, e entre equipes é fundamental para gerar um engajamento maior.

 

Uma outra forma de aproximar da equipe e engajar é a realização de campanhas. 

 

Por exemplo, uma empresa que vende maquininha de cartão, poderá disponibilizar um brinde para a equipe que vender o maior número de maquininha em um determinado tempo.

 

Uso de ferramentas

As pessoas podem estranhar no começo, pois estão acostumadas com o ambiente presencial da empresa, mas aos poucos é possível adequar as práticas para o meio online com muita qualidade, trazendo diferentes benefícios para a rotina de todos.

 

O uso de softwares como CRM, pode auxiliar na elaboração de relatórios com rendimentos da equipe, por exemplo, mas também contribui para uma melhor organização da rotina dos atendentes, registro de pausas e identificação do perfil dos clientes, otimizando os processos de atendimento e venda.

 

Já o uso de planilhas online ou plataformas de workflow, como as baseadas no método Kanban pode ser muito útil para o acompanhamento integral de um projeto que envolve diferentes equipes, de modo que todos visualizem as etapas e evolução. 

 

Por fim, softwares para comunicação em vídeo e plataformas de mensagens são muito eficazes para trazer mais contato e unidade para as equipes. 

 

Mas, para isso, pode ser necessário reeducar e até treinar os colaboradores para o uso das ferramentas, mesmo que haja opções bastante simplificadas no mercado.

 

Entretanto, procure a ferramenta que mais se adeque a necessidade de seus funcionários. Os processos e gerenciamento tendem a mudar de empresa para empresa, por isso, procure uma ferramenta que seja flexível e que seja customizável.

 

Da mesma forma que um empreendedor procuraria “qual a melhor maquininha de cartão”, para que possa ter o melhor resultado com o menor investimento. É importante que ele procure “ a melhor ferramenta com mais aderência a sua equipe”.

Considerações finais

No contexto de mudanças, é importante destacar que para contornar todos esses problemas, você deve manter em mente a palavra resiliência. 

 

Na prática, ser resiliente é conseguir se adaptar a novos ambientes, bem como conseguir trazer sua equipe junto a esse novo lugar.

 

Outra peça comportamental necessária é sempre ser empático. 

 

Entender que seus funcionários podem passar por problemas de aprendizagem e adaptação é necessário, sendo que cada membro pode absorver as metodologias de forma e velocidade distinta.

 

Por isso você deve se mostrar presente e fazer seus companheiros de equipe se sentirem confortáveis com você.

 

Por fim, o papel da liderança é crucial para a implementação correta do modelo de trabalho remoto, bem como para manter o engajamento e motivação das equipes. 

 

Assim, a realização de avaliações de clima e até de dinâmicas para desenvolver e engajar os colaboradores também podem ser necessários neste momento, mantendo a produção e interação mesmo à distância.

 

Conteúdo originalmente desenvolvido pela equipe do blog Top News Tech, site voltado para a veiculação de conteúdos relevantes para empresas, contribuindo com estratégias para o desenvolvimento do negócio.