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Promover a integração de novos colaboradores é fundamental para que talentos recém-contratados sintam-se acolhidos em seus novos trabalhos, tenham familiaridade com a cultura da empresa e encontrem um clima organizacional positivo ao iniciar em seus cargos.

De acordo com o estudo Employee Engagement: An Action Plan, 70% dos negócios reconhecem que o engajamento deve ser uma prioridade entre os funcionários, o que reforça a importância de processos bem definidos e eficientes para integrar os profissionais.

Se levarmos em conta que as relações de trabalho estão se tornando cada vez mais digitais, é evidente que os tradicionais onboardings presenciais precisam ser revistos e planejados tendo em vista as novas ferramentas e tecnologias remotas. 

A seguir, entenda os principais desafios para que isso seja possível, os benefícios de superá-los, as áreas que precisam ser envolvidas, os melhores indicadores para monitorar as ações e como montar uma integração de novos colaboradores que seja eficaz à distância. 

Principais desafios da integração de novos colaboradores on-line 

Você provavelmente concorda que não basta às empresas contratarem um funcionário, desejar boas-vindas e já direcioná-lo às rotinas de trabalho junto de seus novos colegas. 

Para garantir o melhor desempenho de cada talento, é preciso ter atenção ao seu bem-estar, engajamento, satisfação e alinhamento à cultura organizacional. O onboarding serve justamente para estabelecer os processos que as pessoas passam depois de sua admissão, para que sejam socializadas entre as equipes, conscientizadas sobre os fluxos de trabalho e ambientadas culturalmente no negócio. 

Quando a integração de novos colaboradores é on-line, o mesmo cuidado deve ser planejado, seja nas empresas que tradicionalmente são adeptas ao trabalho remoto ou naquelas que começaram sua adesão por conta dos desafios da atual pandemia. 

Em ambos os casos, todo o cuidado e a segurança que o negócio transmite no onboarding presencial deve ser mantido na integração à distância. Afinal, como ocorre nos trabalhos corriqueiros, o engajamento profissional e os padrões organizacionais não podem ser deixados de lado quando estamos por trás da tela do computador. 

Seguindo o exemplo das próprias rotinas laborais remotas, os principais desafios da integração on-line envolvem a falta de proximidade e de contato físico com os funcionários.

Quando tudo é feito por meio de ferramentas e aplicativos de comunicação, fica mais difícil transmitir empatia, avaliar as interações, proporcionar acolhimento e integrar as pessoas por meio do famoso “olho no olho”.

A boa notícia é que os novos formatos da era digital também proporcionam possibilidades para superar essas demandas, garantindo um onboarding alinhado ao que sua empresa e os profissionais precisam. Descubra como isso é possível ao longo dos próximos itens.

Por que é importante fazer a integração de novos funcionários?

Antes de abordarmos os meios para que a integração de novos colaboradores on-line seja possível e bem-sucedida, é importante relembrar alguns dos principais benefícios de adotar esse cuidado.

Lembre-se que o onboarding é indispensável para que as pessoas se sintam acolhidas em suas novas rotinas, garantindo uma adaptação mais natural e rápida às empresas em que estão começando suas atividades.

Outro ponto importante é que integrar os profissionais significa melhorar o clima organizacional, que tem impactos diretos sobre o engajamento dos times, na comunicação interna, sobre a motivação geral e até na diminuição dos índices de turnover. 

Isso não só melhora significativamente o rendimento interno da organização, mas também proporciona aos indivíduos uma rotina mais positiva para que desempenhem suas tarefas, aumentando seu senso de reconhecimento e melhorando suas expectativas quanto ao trabalho.

Como planejar uma boa integração on-line?

Como no onboarding tradicional, muitos processos adotados remotamente dependem do perfil e da realidade de cada organização.

Contudo, alguns cuidados são fundamentais para que a integração de novos colaboradores on-line seja eficiente, e devem ser priorizados por todas as empresas, como:

Programação

Antes de tudo, você precisa ter um bom senso de planejamento para que nada seja feito na base do improviso, e também para que nenhum imprevisto atrapalhe a experiência do novo profissional. 

Uma boa maneira de estipular sua programação é mapear as integrações de novos colaboradores que você já fazia presencialmente, apenas adaptando suas interações para as ferramentas digitais, sempre com atenção aos impactos que isso terá para o colaborador recém-chegado.

Por exemplo, a reunião que a pessoa faria com o RH no primeiro dia, ou a visita que realizaria aos diferentes setores da organização, podem ser adaptadas para videoconferências, para que os membros dos times se apresentem, troquem experiências e falem sobre suas visões e expectativas.

O ideal é certificar-se de que todas as etapas planejadas cumpram os mesmos objetivos que você atenderia no onboarding tradicional, adaptando os meios de interação para que gerem os níveis de engajamento esperados no trabalho remoto.

Linguagem dos materiais

A linguagem utilizada pela empresa em todos os seus meios de interação é de suma importância para transmitir a sua cultura para a integração de novos colaboradores. Isso é válido para seus conteúdos, avisos, e-mails e também deve ser priorizado no onboarding.

Não deixe de enviar materiais de boas-vindas e de cuidar do padrão de linguagem nos demais processos planejados em seu programa de interação. Uma boa ideia é criar vídeos que falam sobre as pessoas que fazem parte da colaboração, e as próprias reuniões on-line que mencionamos acima com o setor de trabalho junto ao RH.

Outra alternativa é compartilhar por e-mail ou na plataforma da empresa um conteúdo que fale um pouco mais sobre o novo funcionário, como o cargo que ele ocupará, suas habilidades, principais gostos, e assim por diante. 

Treinamento

Uma integração de novos funcionários eficiente depende de que todos os processos, ferramentas e padrões da empresa sejam transmitidos sem que nada fique de fora.

Para não deixar nenhuma informação para trás, a melhor solução é investir em uma plataforma de educação corporativa, que permite criar conteúdos de acordo com o padrão planejado para o onboarding e proporcionar experiências muito mais interativas para seu material de apresentação.

Outro ponto importante é que esse tipo de recurso é fundamental para o desenvolvimento das equipes e pode servir para acelerar o domínio do novo talento sobre o trabalho, já que ele pode acessar informações importantes, tirar dúvidas e aprofundar seus conhecimentos de forma prática e sempre que precisar. 

Alinhamento entre as áreas envolvidas na Integração

A principal área responsável pela integração de novos colaboradores é o RH, e sua adaptação é fundamental em todas as frentes de atuação.

Isso significa que o planejamento, as ferramentas e os processos precisam ser adequados para o meio digital. Essa adequação é imprescindível para que o trabalho remoto seja gerenciado de forma correta e harmoniosa, mas isso também depende da atuação de outros setores.

Os colegas de trabalho e os gestores dos departamentos também precisam se preparar para receber os novos talentos, comprometendo-se com a participação planejada para o cronograma de interação e na criação de um clima organizacional receptivo para os novos profissionais.

Junto do RH, os demais membros das equipes também serão responsáveis por familiarizar o funcionário recém-chegado aos canais de comunicação utilizados pela empresa. Por mais que os Recursos Humanos apresentem esses meios e estipulem treinamentos para sua utilização, é no dia a dia de trabalho que informações são compartilhadas para que o seu uso siga os padrões e a sua linguagem seja mais alinhada às rotinas dos times. 

Indicadores de desempenho para Integração 

Para garantir que a integração de novos colaboradores on-line esteja alcançando a performance desejada, é importante monitorar alguns indicadores de desempenho. Os mais indicados para determinar o sucesso das suas estratégias incluem:

• - Índice de participação: ao solicitar o preenchimento de uma lista de presença ou avaliar as participações na plataforma de treinamento on-line, o RH pode saber o volume de funcionários que passaram pela integração e como estão seus níveis de engajamento. A média aceitável de comparecimento é acima de 75%;
• - Curva de aprendizado: a avaliação da curva de aprendizado também pode ser feita por meio dos indicadores fornecidos na sua plataforma de educação corporativa, e determina como está o nível de absorção dos conhecimentos passados no onboarding;
• - Indicadores de produtividade: Ao avaliar as métricas de produtividade dos novos profissionais, é possível determinar quais são os efeitos práticos da integração. Isso porque, o profissional se tornará apto a aplicar os conhecimentos transmitidos de forma mais eficaz e rápida nas suas rotinas de trabalho;
• - Níveis de turnover: Levando em consideração que a integração de novos funcionários tem entre seus principais objetivos garantir o acolhimento, a familiarização e o pertencimento dos profissionais em suas equipes, os índices de turnover podem ser bons indicadores sobre sua eficiência. 
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O ideal é monitorá-los durante o próprio onboarding, para saber quantos funcionários novos desistiram do treinamento e avaliar a integração de novos colaboradores, e também ao fim do primeiro ciclo de trabalho, para compreender os possíveis gargalos do processo integrativo que impactam na permanência das pessoas junto à empresa.

Pesquisa de satisfação entre os colaboradores: saiba como fazer 

Mesmo que os indicadores apresentados acima sejam fundamentais, eles não devem ser os únicos requisitos de avaliação considerados.

Certos funcionários podem levar mais tempo para que estejam melhor integrados e mais produtivos, e isso pode comprometer as análises sobre os processos de onboarding. Por isso, alguns métodos qualitativos também são importantes para compreender as ações, como: 

Sessões de feedback

São grupos reunidos pelo RH durante a integração de novos colaboradores, que servem para entrevistar os profissionais e coletar suas impressões sobre as ações adotadas.

Além de ser um bom meio de avaliar o onboarding em si, essa é uma excelente oportunidade para obter um feedback geral sobre a organização, já que novos membros do time podem ter visões diferentes e não enviesadas sobre a empresa. 

Stay interviews

Elas funcionam de forma semelhante às sessões de feedback, mas a ideia é que elas sejam feitas bastante tempo depois da integração de novos colaboradores, quando os funcionários já estão adaptados à rotina do negócio.

De maneira geral, as stay interviews servem para entrevistar as pessoas sobre o porquê de elas continuarem em seus cargos na empresa. Um ponto importante a ser perguntado é como o onboarding as auxiliou a ter sucesso em sua adequação e jornada profissional.  

Exit interviews

Já as exit interviews adotam a lógica contrária do caso anterior, e visam entrevistar funcionários que estão pedindo demissão ou que buscam por novas oportunidades de ocupação sobre os motivos que os levaram a essa decisão.

Nesse processo, o papel do onboarding também é discutido, e procura-se compreender se as ações adotadas durante a integração tiveram impactos positivos sobre o tempo de permanência ou negativos quanto à escolha pela saída da organização. 

Em todos os casos, o feedback dos funcionários, junto dos indicadores mencionados no item anterior, servem para guiar mudanças e estipular melhorias que permitam garantir integrações cada vez mais eficientes e com impactos positivos sobre as experiências profissionais.

Como citamos acima, as plataformas de aprendizagem digital são fundamentais para que as experiências de integração de novos colaboradores sejam mais positivas e assertivas. 

Além disso, elas são imprescindíveis para o crescimento dos profissionais dentro da organização e podem trazer indicadores importantes sobre os processos adotados pelo RH. O UOL EdTech é referência absoluta na área e oferece a solução definitiva para a aprendizagem digital e onboarding da sua equipe. Clique aqui e saiba mais sobre nosso método.